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郴汽集团:依”云“成功实现数字化转型:
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一、企业基本情况

 

湖南郴州汽车运输集团有限责任公司(郴汽集团)是郴州市运输骨干企业,具有国家二级客运资质。公司通过了ISO9001:2008质量管理体系认证,是交通运输部认证的交通运输企业安全生产标准化一级达标企业,荣获了全国模范职工之家和全国交通运输节能减排贡献企业等光荣称号。集团按照“以精细化管理推动管理提质、以集约化经营带动经营扩容”的总体工作方针,不断提升整体管理水平。


集团于2006年启动集团财务信息化建设;2007年建设推广公司OA办公系统;2008年建设推广安全基础管理系统;2011年全省第一家引入自助售票机,推广安装3G视频监控设备;2012年起逐步建设全司视频监控系统;2014年起建设推广新一代站务管理系统,逐步实现网上售票、微信售票;2015年启用微信公众号、建设机务管理系统、资产管理系统、人力资源系统、统筹管理系统;2016年建设公交一卡通管理系统,2017年获取交通部一卡通密钥,成为湖南省第一家推行交通部一卡通的企业;2017年建成推广车站智能管理系统、实现微信扫码乘车;2018年5月与金蝶集团开始启动集团财务共享云与移动办公云的建设。

 

二、上云建设目标及主要内容

 

集团通过建设财务共享云和移动办公云,进一步提升了集团的信息化建设水平,加速企业管理的数字化转型。


(一)财务共享云的建设目标及内容


集团设立财务共享中心部门,将集团范围内的共用的财务职能和功能集中起来,高质量、低成本地向各个业务单元部门提供标准化的服务。财务共享中心集中核算收入、费用,集中支付,集中账务处理,集中出具报表。通过这种方式,既可以发挥规模效应、节约成本,同时也有助于保证高质量和一致性。


建设财务共享云后显著提升后端职能效率,有效支撑集团整体发展;通过云共享服务实现公司数据集中,为管理层提供准确、及时和完整的会计信息,切实加强财务管控,共享财务职能,降低财务成本。


在财务共享云中我们同步上线了影像系统,通过影像系统解决了费用报销过程中发票流转问题。通过高速扫描仪将发票扫描进入影像系统供财务共享中心财务人员查阅、审核。系统能自动识别发票重复报销、电子发票真伪,使得费用报销高效精准,显著减少人力成本。


财务共享云服务模式下的业务流程:



(二)移动办公云的建设目标及内容

集团选择金蝶“云之家”——企业移动办公平台,把集团20多家下属企业,900多人的移动办公迁移到云端。构建集团五大平台。1、信息共享平台:实现集团内部信息资源的沉淀、共享、学习、应用和创新,形成集团统一的文档资料库。2、公文管理平台:以工作流为核心,结合公文管理规范,实现文件的流转、审批、归档、统计、催办督办等应用。3、事务处理平台:以工作流为核心,结合企业各类办事规范,实现企业各类事项的申请及审批工作。4、内部管理平台:对领导日程、工作计划、会议管理、请假出差、接待安排、民意调查、用车管理等。5、互动沟通平台:建立员工沟通平台,包括电子邮件、实时通讯、手机短信专题交流社区、网络问卷调查,使企业内部通信与信息交流快捷流畅。



三、上云前后效果对比

 

(一)上云后财务人员下降30%,由原来120人下降到80人,财务管理费用每年节省人工费用200万元;财务处理效率大幅提升,财务报告出具提前4天,财务费用报销效率提升60%;实现财务集中支付,保证资金管理规范,降低财务风险。


(二)上云后,云之家移动办公每月每人赠送500分钟通话,1000分钟电话会议,大幅降低办公通讯费用;利用碎片化时间、移动办公,降低运营成本提高审批效率、决策效率。


(三)上云后节省机房建设、服务器、存储备份等硬件更新投入近150万元,每年节省电费、系统维护成本近12万元。


(四)本次上云建设150万(其中影像系统近30万、云之家近10万,以后每年的租赁费用低至15万)。大大减少了信息化单次成本投入,降低了信息化风险。


四、上云经验总结

 

通过企业管理信息系统上云,不仅提高了管理效率,而且大幅度降低了管理成本,IT系统维护量大幅降低。以前集团的机房维护、设备维护事务繁多、人员不足,每年还要支付大量服务费与升级费。


系统建设在云端后,集团的机房设备不需要买了,个人的使用迁移到手机等移动设备上后,设备是自己带来的,原来客户端设备维护、升级、遗失等各种麻烦事都没了,还节省了大量开支。而各部门的使用满意率也大幅提高。企业上云后数据更加安全、系统更快捷、费用更节省。


除去硬件投入之外,我们建议云平台在最初选型时一定要去考虑平台的开放型,尤其是像我们这种内部存在交通、售票、视频监控等多个系统的企业。如果平台不具备开放性,公司内部各系统无法精确对接,就达不到云平台的使用效果,内部业务管理就始终还是割裂的。


五、集团领导感言

与金蝶公司的这次合作,我公司的管理不仅更加便捷,还提高了工作效率。在这次合作中,金蝶团队非常地专业并富有耐心,帮助我们归纳、提炼了我们的需求,并且在系统中快速的实现,达到我们满意的结果,我谨代表公司感谢金蝶。


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